General Office Manager

Wir suchen einen dynamischen und hochorganisierten General Office Manager, der die täglichen Betriebsabläufe unseres Büros überwacht und verwaltet.

Der ideale Kandidat beherrscht Multitasking, besitzt starke Führungsfähigkeiten und hat ein geschultes Auge für Details, um die effiziente und reibungslose Funktion unseres Arbeitsplatzes sicherzustellen.

Bürobetriebsführung:

Leiten und beaufsichtigen Sie das Büroverwaltungspersonal und gewährleisten Sie die effektive Ausführung ihrer Aufgaben.

Überwachen Sie die täglichen Büroabläufe, einschließlich der Verwaltung von Büromaterial, Ausrüstung und Einrichtungen.

Entwickeln und implementieren Sie Büropolitik und -verfahren zur Steigerung der Effizienz.

Koordination von Meetings und Veranstaltungen:

Planen und koordinieren Sie Meetings, Termine und Veranstaltungen und gewährleisten Sie die optimale Nutzung von Zeit und Ressourcen.

Richten Sie Besprechungsräume ein, einschließlich Audio- und Videogeräten sowie Erfrischungen nach Bedarf.

Erstellen von Meeting-Agendas, Protokollen und Nachverfolgung von Maßnahmen.

Administrative Unterstützung:

Bieten Sie administrative Unterstützung für das obere Management, einschließlich der Bearbeitung von Korrespondenz, E-Mails und Telefonanrufen.

Verwalten Sie Reisebuchungen, Reiserouten und Unterkünfte für Mitarbeiter und Führungskräfte.

Unterstützen Sie bei der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten.

Budgetverwaltung:

Überwachen und verwalten Sie Bürohaushalte, verfolgen Sie Ausgaben und gewährleisten Sie die kosteneffiziente Nutzung von Ressourcen.

Verhandeln Sie Verträge und Vereinbarungen mit Lieferanten und Dienstleistern, um günstige Konditionen zu sichern.

Teamführung:

Rekrutieren, schulen und überwachen Sie das Verwaltungspersonal und fördern Sie eine kooperative und produktive Teamumgebung.

Führen Sie Leistungsbeurteilungen durch und bieten Sie Coaching und Feedback an Teammitglieder.

• Abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich (bevorzugt).
• Nachgewiesene Erfahrung in der Büroleitung oder einer ähnlichen administrativen Rolle.
• Beherrschung von Bürosoftware und Kommunikationstools.
• Außergewöhnliche organisatorische und Multitasking-Fähigkeiten.
• Starke Führungs- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Erfahrung in der Budgetverwaltung ist von Vorteil.